Le conversazioni aziendali contengono spesso alcune delle informazioni più preziose che un’organizzazione possa raccogliere. Un potenziale cliente può spiegare nel dettaglio ciò di cui ha bisogno, un cliente può descrivere un problema oppure un membro del team può concordare un passaggio importante durante una telefonata.
Il problema è che molte di queste informazioni rischiano di andare perse non appena la conversazione termina.
I dipendenti possono affidarsi ad appunti scritti a mano, alla memoria oppure a brevi riepiloghi inseriti successivamente in un CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi o in un sistema di assistenza. Alcuni dettagli importanti possono essere omessi, fraintesi o non registrati affatto. Quando, in un secondo momento, un altro membro del team ha bisogno di capire cosa è successo, ricostruire la conversazione può diventare difficile.
L’integrazione tra Zoho Voice e Zoho Notebook aiuta le aziende a risolvere questo problema trasformando le chiamate registrate in informazioni accessibili e ricercabili.
Le chiamate registrate tramite Zoho Voice possono essere importate in Zoho Notebook insieme alle relative trascrizioni, offrendo ai team un modo pratico per conservare le conversazioni importanti e consultarle ogni volta che serve.
Perché le chiamate aziendali richiedono una documentazione migliore
Le conversazioni telefoniche continuano a svolgere un ruolo importante nelle vendite, nell’assistenza clienti, nella gestione degli account e in molti altri processi aziendali.
Mentre le email e le piattaforme di messaggistica generano naturalmente una traccia scritta, le chiamate telefoniche funzionano in modo diverso. Una volta conclusa la conversazione, le informazioni spesso rimangono soltanto nella memoria delle persone coinvolte, a meno che la telefonata non sia stata registrata o documentata manualmente.
Questo può generare diverse difficoltà.
Un commerciale potrebbe dimenticare un requisito specifico menzionato da un potenziale cliente. Un operatore dell’assistenza potrebbe dover chiedere al cliente di spiegare nuovamente lo stesso problema tecnico. Un manager che analizza un’opportunità commerciale potrebbe avere informazioni limitate su ciò che è stato effettivamente discusso.
Anche quando i team prendono appunti durante le chiamate, questi appunti potrebbero rappresentare solo una parte della conversazione.
CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?
Collegando le registrazioni di Zoho Voice con Zoho Notebook, le aziende possono creare una documentazione più completa delle conversazioni importanti e ridurre la dipendenza dalla registrazione manuale delle informazioni.
Come funziona l’integrazione tra Zoho Voice e Zoho Notebook
L’integrazione è pensata per rendere più automatico il processo di acquisizione e organizzazione delle informazioni emerse durante le chiamate.
Quando una chiamata idonea viene registrata in Zoho Voice, la registrazione può essere importata in Zoho Notebook. La chiamata viene visualizzata come una Audio Card, consentendo agli utenti di accedere sia alla registrazione sia alla trascrizione associata.
Invece di conservare semplicemente un file audio che i dipendenti devono riascoltare dall’inizio alla fine, i team ottengono una versione testuale della conversazione, che può essere cercata e consultata molto più rapidamente.
Trasformare le registrazioni in informazioni ricercabili
La possibilità di effettuare ricerche rappresenta uno degli aspetti più utili della trascrizione.
Immaginiamo che un commerciale ricordi che un potenziale cliente abbia menzionato un requisito specifico relativo a un’integrazione durante una chiamata avvenuta diverse settimane prima. Senza una trascrizione, il commerciale potrebbe essere costretto a riascoltare una lunga registrazione o affidarsi agli appunti presi in origine.
Con la conversazione salvata sotto forma di testo ricercabile, è possibile individuare le informazioni rilevanti molto più velocemente.
Questo può essere particolarmente utile per le organizzazioni che gestiscono un elevato volume di conversazioni con i clienti e hanno bisogno di recuperare rapidamente determinati dettagli.
Organizzare le chiamate con i template
Zoho Notebook consente inoltre ai team di strutturare le informazioni importate utilizzando dei template.
Invece di trasformare ogni conversazione in una registrazione isolata, i team possono organizzare le chiamate in base ai propri processi interni.
Per esempio, un template dedicato alle chiamate commerciali potrebbe concentrarsi su:
- Requisiti del cliente
- Esigenze e problematiche attuali
- Considerazioni sul budget
- Processo decisionale
- Prossimi passaggi concordati
Una struttura dedicata all’assistenza potrebbe invece dare maggiore risalto al problema segnalato, ai tentativi di risoluzione già effettuati, alle azioni consigliate e alle attività di follow-up.
I team possono utilizzare strutture già esistenti oppure creare template personalizzati in base al proprio modo di lavorare.
In questo modo, l’integrazione diventa utile non soltanto per conservare le conversazioni, ma anche per trasformarle in una documentazione aziendale più ordinata e strutturata.
Migliorare i follow-up commerciali
Le conversazioni di vendita contengono spesso informazioni che possono influenzare direttamente l’avanzamento di un’opportunità commerciale.
I potenziali clienti possono spiegare cosa non funziona nella soluzione che stanno utilizzando, quali funzionalità considerano prioritarie, chi deve approvare l’acquisto oppure entro quale periodo prevedono di prendere una decisione.
Registrare correttamente questi dettagli può rendere le conversazioni successive molto più pertinenti.
Preparare proposte più personalizzate
Prima di preparare una proposta commerciale, un venditore potrebbe consultare la trascrizione di una chiamata precedente per verificare le priorità del cliente.
Invece di affidarsi a informazioni generiche, la proposta può riflettere ciò che il potenziale cliente ha effettivamente discusso durante la conversazione.
Per esempio, se il cliente ha sottolineato più volte la necessità di ottenere report più rapidi oppure di integrare una determinata piattaforma, il commerciale può evidenziare maggiormente questi aspetti all’interno della proposta.
Questo permette di creare un’esperienza commerciale più personalizzata e riduce il rischio di trascurare aspettative importanti.
Migliorare il passaggio delle informazioni tra i membri del team
Le opportunità commerciali non rimangono necessariamente assegnate alla stessa persona per tutto il processo.
Un lead potrebbe passare da un businessLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi development representative a un account executive oppure un altro collega potrebbe dover gestire temporaneamente la relazione con il cliente.
Disporre di uno storico ricercabile delle chiamate può fornire al nuovo membro del team un maggiore contesto, senza obbligare il cliente a ripetere tutto ciò che è già stato discusso.
Questo può rendere più fluido il passaggio delle informazioni all’interno dell’organizzazione e contribuire a mantenere una maggiore continuità lungo tutto il customer journey.
Offrire maggiore contesto ai team di assistenza clienti
Gli stessi vantaggi possono essere applicati anche ai team di customer service e supporto.
Durante le telefonate, i clienti spesso descrivono i problemi in modo molto dettagliato. Possono spiegare cosa è successo, cosa stavano cercando di fare, quali errori sono comparsi e quali tentativi di risoluzione hanno già effettuato.
Se queste informazioni non vengono documentate correttamente, l’operatore successivo potrebbe essere costretto a ricominciare da capo.
Ridurre la necessità di ripetere le stesse informazioni
Poche situazioni risultano più frustranti per un cliente che dover spiegare lo stesso problema più volte.
Se gli operatori del supporto possono accedere alla trascrizione di una conversazione precedente, possono comprendere ciò che è già stato discusso prima di contattare nuovamente il cliente.
Invece di chiedergli di ripetere l’intera situazione, l’operatore può riprendere il lavoro dal punto in cui si era interrotto.
Questo può contribuire a creare un’esperienza di assistenza più fluida, riducendo allo stesso tempo attività ripetitive e non necessarie.
Identificare problemi ricorrenti
Anche i manager possono beneficiare della possibilità di cercare informazioni all’interno delle chiamate.
Se domande simili compaiono frequentemente, le conversazioni potrebbero evidenziare un problema più ampio.
Per esempio, diversi clienti potrebbero essere confusi dalla stessa funzionalità, incontrare lo stesso problema durante l’onboarding oppure richiedere un miglioramento simile.
Analizzando i temi ricorrenti nelle chiamate, le organizzazioni possono individuare opportunità per migliorare la documentazione, la formazione, i processi, i prodotti oppure i servizi.
Ridurre la presa di appunti manuale
Uno dei vantaggi più immediati della trascrizione delle chiamate è la possibilità, per i dipendenti, di concentrarsi maggiormente sulla conversazione.
Prendere appunti dettagliati mentre si parla con un cliente non è semplice. I dipendenti devono dividere la propria attenzione tra ascolto, risposta e documentazione delle informazioni.
Di conseguenza, possono perdere alcuni dettagli oppure risultare meno coinvolti nella conversazione.
La registrazione e la trascrizione automatica non eliminano necessariamente del tutto la necessità di prendere appunti, ma possono ridurre la pressione di dover documentare manualmente ogni singola frase.
I dipendenti possono quindi concentrarsi maggiormente sulla comprensione delle esigenze del cliente e tornare successivamente sulla trascrizione quando è necessario recuperare informazioni più dettagliate.
Accesso più rapido grazie alle opzioni di sincronizzazione
Le registrazioni importate automaticamente potrebbero non comparire sempre immediatamente.
A seconda del processo, la sincronizzazione automatica può richiedere un po’ di tempo. Tuttavia, Zoho Notebook mette a disposizione anche l’opzione Sync Now per i casi in cui gli utenti abbiano bisogno di accedere più rapidamente a una registrazione.
Questa funzione può essere particolarmente utile subito dopo una chiamata importante.
Per esempio, un commerciale che deve inviare una proposta poco dopo una riunione potrebbe voler consultare immediatamente la trascrizione, invece di attendere il normale processo di importazione.
La presenza di entrambe le opzioni, sincronizzazione automatica e manuale, offre ai team una maggiore flessibilità in base all’urgenza della situazione.
Requisiti importanti da considerare
Le aziende che intendono utilizzare questa integrazione dovrebbero conoscere alcuni requisiti pratici.
Perché la sincronizzazione avvenga automaticamente, in genere la registrazione deve essere avviata dall’utente. Le registrazioni che non soddisfano i requisiti per la sincronizzazione automatica possono comunque essere caricate manualmente.
Zoho Voice e Zoho Notebook devono inoltre essere collegati allo stesso account Zoho.
La funzionalità di trascrizione supporta diverse lingue, tra cui inglese, italiano, spagnolo, francese, tedesco, olandese, russo e hindi, rendendola particolarmente utile anche per organizzazioni che operano su più mercati.
La disponibilità della funzione può inoltre dipendere dal piano Zoho e dalla versione di Notebook utilizzata. Prima di implementare l’integrazione su larga scala, è quindi consigliabile verificare che la configurazione attuale dell’organizzazione supporti tutte le funzionalità necessarie.
Creare uno storico ricercabile delle conversazioni con i clienti
Il principale vantaggio di questa integrazione non consiste semplicemente nella possibilità di archiviare un numero maggiore di registrazioni.
Il vero valore deriva dal fatto che le conversazioni possono diventare parte integrante del patrimonio di conoscenze accessibili all’interno dell’organizzazione.
Una registrazione che altrimenti rimarrebbe un semplice file audio isolato si trasforma in un’informazione che i dipendenti possono cercare, consultare e utilizzare nelle interazioni future.
Nel tempo, questo consente di costruire una visione più completa delle relazioni con i clienti.
I team commerciali possono verificare le aspettative discusse in precedenza. I team di assistenza possono comprendere meglio i problemi già segnalati. I manager possono individuare tendenze ricorrenti nelle conversazioni. I nuovi dipendenti possono ottenere maggiore contesto senza dover dipendere esclusivamente dalla memoria dei colleghi.
Le informazioni generate nelle normali conversazioni con i clienti diventano quindi utili anche molto tempo dopo la conclusione della chiamata.
Conclusione
Le chiamate aziendali contengono informazioni preziose, ma questi dati possono andare facilmente persi quando un’organizzazione si affida esclusivamente alla memoria o alla presa di appunti manuale.
L’integrazione tra Zoho Voice e Zoho Notebook offre un modo pratico per conservare queste conversazioni, combinando registrazioni, trascrizioni, organizzazione e funzionalità di ricerca all’interno di un unico flusso di lavoro.
Per i team commerciali, questo può tradursi in follow-up più accurati e proposte meglio preparate. Per i team di assistenza clienti, può offrire un maggiore livello di contesto e ridurre la necessità di chiedere ai clienti di ripetere le stesse informazioni. Per i manager, invece, la possibilità di effettuare ricerche nelle conversazioni può aiutare a individuare temi ricorrenti e opportunità di miglioramento.
Soprattutto, questa integrazione consente di trasformare conversazioni temporanee in conoscenza aziendale riutilizzabile.
Invece di lasciare che informazioni importanti scompaiano al termine di una telefonata, le organizzazioni possono costruire uno storico ricercabile di ciò che clienti, potenziali clienti e team hanno effettivamente discusso, migliorando la continuità, la collaborazione e la qualità delle relazioni con i clienti.
© Crediti d’immagine a Yusuf P
CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?
